چطور می تونم کمکتون کنم؟

اتوماسیون اداری چیست؟

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.

 

تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.

سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند. 

اتوماسیون اداری

اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندي، تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روش‌هاي دست‌وپاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.

ويژگي هاي اتوماسيون اداري:
1.حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري
2.رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
3.کاهش خطرات و مشکلات محيطي و آتش سوزي
4.افزايش ضريب امنيت در نگهداري از اطلاعات و پشتيباني از اموراداري ازعمده ترين ويژگي هاي به کارگيري اتوماسيون اداري است.
5.همچنين کمک به محيط زيست با کاهش چشم گير مصرف کاغذ که رابطه مستقيم با قطع درختان و جنگلها دارد.

اتوماسيون اداري شامل چه بخش‌هايي است؟

گردش مکاتبات ودبيرخانه

سیستم گردش مکاتبات و دبیرخانه تحت وب فراگستر با فراهم نمودن درگاههای متنوع، امکان دریافت خودکار انواع نامه‌ وارده، ارسال انواع نامه صادره و همچنین ارسال و دریافت نامه های داخلی سازمان را فراهم مینماید. کلیه نامه‌هایی که ازطرق مختلف همانند فاکس، پست الکترونیکی و … به سازمان وارد میگردند، درسیستم اتوماسیون اداری بصورت خودکار ثبت و درکارتابل تحت وب کاربران به گردش درخواهند آمد. کلیه کاربران امکان هامش نویسی، ارجاع، پیگیری و جستجوی هوشمند نامه‌های خود را با توجه بسطوح دسترسی سازمانی دارا خواهند بود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.


تقویم و مدیریت جلسات
با راه‌اندازی زیرسیستم تقویم و مدیریت جلسات فراگستر، کاربران میتوانند برنامه جلسات، قرارملاقات‌ و کارهای خود را در سیستم با درج زمان یادآوری ثبت نمایند. در اینصورت سیستم بصورت خودکار هنگام فرارسیدن موعد آن، به کاربر یا کاربران ذینفع هشدار خواهد داد.
همچنین این سیستم بصورت هوشمند، دعوت نامه‌هایی را در قالب نامه به کارتابل مدعوین ارسال نموده و یا ایشان را از طریق ارسال پیامک خودکار مطلع خواهد نمود.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مكاتبات برون سازماني

پرتال مکاتبات برون سازمانی فراهم آمدن بسترهاي جديد ارتباطي بر مبناي شبكه‌هاي كامپيوتري، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور كاهش هزينه‌هاي اياب و ذهاب و افزايش رضايتمندي و تسريع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امكان ارسال و پيگيري درخواست و كارهاي اداري در محيط خارج از سازمان را يك الزام بدانند. براي پاسخ به اين الزام سازمان‌ها و در راستاي طرح تكريم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازماني نيز امروزه به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است تا امكان ردگيري مكاتبات را در خارج از سازمان و براي كاربران برون سازماني فراهم كند.


كارتابل آفلاين

با استفاده از زیرسیستم کارتابل آفلاین میتوانید تمام یا بخشی از نامه‎های داخل کارتابل را به همراه کلیه ملحقات و شرح ارجاعاتی که تا به حال داشته‎اید به نرم‎افزار وب رند انتقال دهید و سپس در جای دیگری (مثلا منزل یا مسافرت) بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎های خود را مشاهده و دستورات خود را روى نامه‌ و یادداشت‎برای پرسنل خود ارجاع نمایید.
سیستم اتوماسیون اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، عملیات بروزرسانی را انجام می‎دهد و مستندات و ارجاعات را برای گیرندگان بطور خودکار ارسال میکند.
همچنین ایمیل های دریافتی خودتان را از outlook  فقط با یک کلیک بداخل پیش نویس های اتوماسیون اداری تان منتقل نمایید و سپس اقدام به شماره نمودن پیش نویس ها و ارجاع آنها در بستر اتوماسیون اداری فراگستر نمایید.

رسانه سازمانی
جمع‌آوری سریع و آسان مدیاهای موجود درسازمان (نظیر فیلم، صدا، تصویر و …) و دسترسی طبقه‌بندی شده به آنها همواره از نیازهای یک سازمان دانش محور بوده است.


 نسخه موبایل
نسخه جدید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر با عنوان نسخه موبایل، با رویکرد سادگی هر چه بیشتر در کاربری و ارائه راهکارهای مناسب برای کاربران طراحی و ارائه شده است.
این نسخه از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر به منظور بهره‎برداری بر روی Smart Phoneها و همچنین تبلت‎هایی همانند IPad  و … بطور کاملScript Compatible   بوده، بطوریکه بدون کوچکترین مشکلی، امکان استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر روی  Deviceهایی از این دست فراهم شده است.


سامانه تبادل فایل
وظیفه اصلی زیرسیستم سامانه تبادل فایل، تبادل و انتقال فایل در یک محیط نرم‎افزاری مستقل از پرونده‌های سیستم عامل است. دیگر لازم نیست یک پوشه به عنوان محل مشترک فایل، در سرور ایجاد کنید. با استفاده از این زیرسیستم براحتی فرستنده و گیرنده‎ی فایل، مشخص و قابل ردیابی است.
از ارزش‎آفرینی‎های این زیرسیستم می‎توان به سهولت و سرعت در انتقال فایل، امنیت و نظارت بیشتر برای تبادل فایل در بستر شبکه داخلی، تبادل فایل با هر فرمتی و بدون محدودیت در حجم ارسالی اشاره کرد.

بخش‌هاي ديگري نيز به تدريج به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است كه هر كدام از آن‌ها جهت افزايش مكانيزاسيون كار‌ها در سازمان و تسهيل ارائه خدمات درون و برون سازماني ايجاد شده‌اند:

1.صندوق پيام
2.سامانه ارسال پيام كوتاه
3.سامانه ارسال و دريافت فكس و پست الكترونيك
4.گزارش ساز

سیستم اتوماسیون اداری وب رند، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری وب رند با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.همچنين اين سيستم به‌ گونه‌اي طراحي گرديده كه علاوه بر تحقق اهداف فوق، بستري مناسب و مطمئن جهت رسيدن به يك سازمان الكترونيك و بدون كاغذ (Paperless) و مجموعه اطلاعات يكپارچه و قابل دسترس از سيستم‌هاي مختلف را مهيا نمايد. به عنوان مثال بر روي اين بستر قابليت ايجاد ارتباط بين كليه‌ي نرم‌افزارهاي سازمان مانند پرتال، مالي، كارگزيني، حضور و غياب، انبار امكان‌پذير مي‌باشد.